Кого мы анализировали:
Компания, производящая и ремонтирующая оборудование, с объемом выручки более 4 млрд руб. в год.
Что мы сделали:
- Провели анализ бизнес-процессов компании, связанных с закупкой товаров, работ, услуг.
- Выявили проблемные зоны, подсветили возможные риски (налоговые, кредитные, риски мошенничества), объяснили причины их возникновения.
- Разработали рекомендации по необходимым мерам для снижения рисков в бизнес-процессах и помогли воплотить их.
К какому результату пришли:
- Помогли закрыть проблемные зоны в закупках
- Снизили налоговые, кредитные риски и риски мошенничества.
- Упростили внутренние процедуры, за счет чего снизилась нагрузка на сотрудников.
- Сэкономили средства на наборе дополнительного персонала и обучении имеющихся сотрудников.
Суть кейса
Предпосылки для анализа бизнес-процессов
Предпосылки для данной работы описаны ранее в кейсе о том, как мы установили проблемных контрагентов, предложили меры по снижению рисков взаимодействия с ними и помогли клиенту сэкономить время и деньги. Мы коротко введем вас в курс дела:
Процедура проверки контрагентов в компании
В крупной компании, занимающейся производством и ремонтом оборудования, существовала процедура проверки контрагентов, в рамках которой сотрудники различных подразделений проверяли контрагента каждый в меру своей компетенции (бухгалтеры проверяли финансовую отчетность, юристы – текст договора, менеджеры по закупкам – информацию из открытых источников, служба безопасности – информацию из ЕГРЮЛ и СПАРК).
Налоговая проверка и проблема должной осмотрительности
Руководство было уверенно, что у компании все в порядке, пока к ним не пришла налоговая проверка. В ходе проверки часть контрагентов показалось проверяющим сомнительными, и по таким они запросили подробные разъяснения. Выяснилось, что сотрудники были невнимательны при проверке, в итоге компания не смогла подтвердить проявление должной осмотрительности при выборе контрагентов и ей доначислили налоги к доплате в несколько миллионов рублей.
Выявленный факт внутреннего мошенничества
Кроме того, в компании был установлен факт мошенничества сотрудников – нарушение коммерческой тайны и продажа продукции покупателю по заниженной стоимости. В результате компания отгрузила значительный объем товаров, оплату получила лишь частично в объеме, не покрывающем ее себестоимость.
Запрос руководителя компании
Руководитель компании Тони Старк обратился к нам за помощью – он хотел, чтобы независимые эксперты:
- Провели проверку контрагентов компании, подсветили риски, дали рекомендации по дальнейшим действиям;
- Провели оценку реальных бизнес-процессов компании, сопоставили их с внутренней нормативной документацией и помогли исправить недостатки, чтобы исключить возможность мошенничества и внутренних ошибок сотрудников.
Экспресс-анализ контрагентов через ТСМ
Для выполнения первой задачи мы использовали наш сервис проверки контрагентов ТСМ – провели экспресс-анализ всех контрагентов, по его итогам отобрали высокорискованных контрагентов, по ним провели расширенную проверку. В результате Тони Старк разработал стратегию по дальнейшему взаимодействию с контрагентами для снижения рисков. Подробнее описание работы нашего сервиса проверки контрагентов ТСМ читайте здесь.
Вывод о недостатках процедур закупок
В результате проведенного нами исследования контрагентов компании Тони Старка, стало понятно, что имеющиеся в компании процедуры, сопровождающие закупку товаров, работ, услуг либо не формализованы, либо содержат в себе противоречия, возможности для неоднозначного толкования, уклонения сотрудников от исполнения своих обязанностей.
Задача по анализу реальных бизнес-процессов
Нашей задачей было провести анализ реальных бизнес-процессов компании, сопоставить их с внутренней нормативной документацией и помочь Тони Старку исправить выявленные недостатки.
Общее описание проведенной работы
Опросили сотрудников, участвующих в закупках
Для выполнения задачи мы провели опросы задействованных в процедурах закупки сотрудников различных подразделений: менеджеров, бухгалтеров, экономистов, сотрудников службы безопасности. Построили схемы бизнес-процессов на основании полученных сведений, обозначили распределение обязанностей между сотрудниками различных подразделений, их зоны ответственности.
Оценили операционные, налоговые, кредитные и мошеннические риски
Данные схемы мы проанализировали на предмет наличия в них возможных операционных, налоговых, кредитных рисков, а также рисков мошенничества. На основе нашего опыта мы сразу отметили проблемные зоны.
Проанализировали внутренние нормативные документы
Затем мы провели анализ всех внутренних нормативных документов (далее – ВНД) компании, связанных с организацией процедуры закупок, а также должностных инструкций всех задействованных в этих процедурах лиц. По результатам анализа мы также составили схемы бизнес-процессов и зон ответственности, но именно так, как они отражены в ВНД.
Сопоставили реальные процессы с формализованными правилами
В результате сопоставления составленных нами по результатам опросов и изучения ВНД схем, мы смогли оценить, насколько реальные процессы отличаются от формализованных в документах, а также какие элементы не учтены ни в тех, ни в других. Например:
- в ВНД клиента была предусмотрена проверка контрагентов сотрудниками различных подразделений, однако это не всегда соответствовало их компетенциям.
- недостаточно формализована фиксация взаимоотношений с контрагентом: информация хранилась в различных местах (бумажный архив, система электронного документооборота, личные компьютеры менеджеров и т.д.), отсутствовали конкретные перечни документов, которые надлежало сохранять для формирования комплексных досье.
- полномочия по формированию, согласованию и корректировке бюджета по закупкам лежали на одном сотруднике, который мог об этом никого не уведомлять.
- в должностных инструкциях соответствующих сотрудников не закреплены обязанности по участию в процедурах проверки контрагентов и не предусмотрена ответственность за их неисполнение.
- и другие.
Разработали рекомендации по корректировке ВНД и процессов
В итоге мы разработали и представили Тони Старку рекомендации по корректировке ВНД и бизнес-процессов в соответствии с выявленными нами проблемами, а затем помогли с их внедрением.
Предложили автоматизацию проверки контрагентов через TCM
Кроме того, для упрощения и автоматизации текущей проверки контрагентов в будущем мы предложили Тони Старку использовать разработанный нами сервис – Transaction Counterparty Monitor (TCM). Его применение позволило исключить из процедур бухгалтерию и снизить трудозатраты для менеджеров, службы безопасности. В результате проверка стала более глубокой и комплексной, но не пришлось для этого тратить время на повышение квалификации имеющихся сотрудников или увеличивать численность службы безопасности.
Результат
Снижение рисков за счет улучшения процедур
1. Снижены риски мошенничества, налоговые и кредитные риски за счет:
— более качественной проверки контрагентов,
— приведения ВНД в соответствие реальным бизнес-процессам,
— закрытия лазеек, позволявших сотрудникам принимать единоличные решения по существенным вопросам или пропускать отдельные процедуры.
Снижение нагрузки на сотрудников
2. Упростили внутренние процедуры, за счет чего снизилась нагрузка на сотрудников.
Экономия на персонале и обучении
3. За счет использования наших систем проверки контрагентов ускорили внедрение изменений и сэкономили средства клиента на наборе дополнительного персонала и обучении имеющихся сотрудников.
